E’ ufficialmente approvato il decreto legislativo n. 24 del 2023 che recepisce la direttiva whistleblowing.
- Cosa riguarda questa normativa?
- Cosa devono fare le aziende per adeguarsi al nuovo obbligo?
Vediamo, punto per punto, ogni passaggio di questa nuova normativa e quali azioni devono fare le aziende per adeguarsi entro le scadenze definite dalla legge.
I termini per adeguarsi, infatti, sono differenti in base alle caratteristiche dell’azienda. Abbiamo riassunto in modo semplice le diverse scadenze così:
Cos’è il whistleblowing?
Il Whistleblowing è un fondamentale strumento di conformità aziendale, attraverso il quale dipendenti, fornitori, clienti o collaboratori esterni di un’azienda possono segnalare, in modo riservato e protetto, eventuali illeciti riscontrati durante la propria attività.
Viene definito, quindi, whistleblower (letteralmente “soffiatore di fischietto”) la persona che per il lavoro che svolge nota un comportamento illecito o che danneggia l’interesse comune e lo segnala, informando l’azienda.
Con la nuova normativa si va, appunto, a definire il perimetro entro il quale regolamentare questo tipo di attività fatta dal cosiddetto whistleblower per fornire protezione e sicurezza grazie all’anonimato della segnalazione.
Normativa whistleblowing: le novità
Il nostro paese si era già dotato di una disciplina dedicata alla tutela dei whistleblowers, prima nel settore pubblico e, a partire dal 2017, anche per gli enti che operano esclusivamente nel settore del privato.
Quali sono le novità con il decreto di attuazione della nuova normativa?
La prima enorme novità per le aziende private riguarda il passaggio a obbligo (e non più scelta volontaria) di istituire canali di segnalazione interna e di introdurre strumenti approntati alla tutela dei whistleblower.
Un altro aspetto nuovo riguarda l’ampliamento degli illeciti potenzialmente oggetto di segnalazione.
Infatti, se fino ad oggi si faceva riferimento solo alle materie di rilievo squisitamente penalistico (corruzione e frode in primo piano), ora l’oggetto delle segnalazioni si estende a:
- cattive pratiche che incidono sugli interessi strategici della comunità (privacy, antitrust, ambiente)
- condotte in violazione di standard etici
Ultimo aspetto, ma non per importanza, il decreto regolamenta anche la possibilità di rendere pubblica la segnalazione, attraverso i mass media o i social nel caso in cui non abbia avuto seguito alle sue segnalazioni per canali interni o esterni.
Le segnalazioni infatti, in base al decreto legge 24/2023, possono essere di tre tipologie:
- interna
- esterna
- tramite divulgazione pubblica
Le tipologie di segnalazione devono necessariamente essere utilizzate in modo progressivo, nel senso che il whistleblower può effettuare una segnalazione esterna solo se non ha potuto effettuare una segnalazione interna o se questa non ha avuto esito; e lo stesso può passare alla divulgazione pubblica solo dopo aver effettuato una segnalazione interna ed esterna senza esito.
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Whistleblowing: le tutele per il segnalatore
Fino a qui abbiamo scoperto le novità della normativa e compreso i limiti entro cui si può muovere il whistleblower (segnalatore), ma nel momento in cui viene fatta una segnalazione quali sono le tutele per il segnalante?
Il decreto legge definisce chiaramente le tutele per tutti coloro che effettuano segnalazioni di violazioni, i quali, in pratica, non possono subire ritorsioni di alcun tipo, tra cui:
- licenziamento o sospensione
- retrocessione di grado o mancata promozione
- mutamento di funzioni, cambiamento del luogo di lavoro, riduzione dello stipendio o cambiamento degli orari di lavoro
- sospensione della formazione
- note di merito negative
- sanzioni pecuniarie
- coercizione, intimidazione, molestie o ostracismo
- discriminazione o trattamento sfavorevole
Whistleblowing: piattaforme e software per adeguarsi
Il miglior modo di adeguarsi a questa nuova normativa è di dotarsi di un software che consenta di gestire tutto il processo di segnalazione, sia per il segnalante che per l’azienda.
Esistono diverse piattaforme, ognuna con caratteristiche specifiche che rispondo ad esigenze di aziende che hanno dimensioni e problematiche differenti.
Ci sono, però, una serie di caratteristiche minime che il software deve avere per dare la sicurezza all’azienda di essere compliant al 100% ed evitare antipatiche sanzioni.
Ecco quali sono.
- Semplice da utilizzare, sia per i segnalanti che per l’azienda e/o gli OdV (organi di vigilanza)
- Accessibile da qualsiasi dispositivo
- In grado di garantire anonimato e riservatezza (senza installazioni su server aziendali)
- Conforme alla direttiva Europea e al GDPR
- Capace di permettere la comunicazione tra segnalante e azienda (e/o OdV) anche in caso di segnalazione anonima
Per cui è importante selezionare una piattaforma che sia in linea con la normativa sia per funzionalità che per modalità di installazione.
Su questo specifico passaggio, ovvero la selezione del sistema per la gestione del whistleblowing abbiamo registrato un webinar che puoi vedere sul nostro canale Youtube:
Il trattamento dei dati è un tema caldo degli ultimi anni e, in questo caso, diventa ancor più delicato per cui è fondamentale scegliere con cura la soluzione corretta.
Se non hai ancora provveduto ad adeguare la tua azienda per la normativa whistleblowing e non sai come muoverti, scrivici per avere maggiori informazioni.