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Software Gestionale: 4 step pratici per scegliere quello giusto

Il processo di selezione del software gestionale è un aspetto decisivo per l’organizzazione e il successo dell’azienda. Questo perché, molto spesso, l’esigenza di dotarsi di un gestionale coincide con un momento cruciale del ciclo di vita aziendale: la crescita.

Gli scenari o i motivi che portano ad aprire la cosiddetta software selection sono essenzialmente tre:

  • ci si può trovare di fronte ad una prima integrazione del software in azienda, prima non presente
  • ci si può trovare nella condizione di voler operare una sostituzione del gestionale, come conseguenza del cambiamento delle esigenze aziendali
  • ci si può trovare nelle condizioni di voler cambiare il partner tecnologico, per una insoddisfazione nei confronti dello strumento o del servizio di consulenza ricevuto

Chi ha già un gestionale e lo deve sostituire ha, per forza di cose,  un’esperienza ed esigenze differenti rispetto a chi deve effettuare il primo inserimento del software in azienda, ma le criticità che si incontrano e gli errori in cui si rischia di incorrere sono simili, se non uguali.

Lo abbiamo visto nel nostro percorso professionale, in oltre 20 anni di consulenza gestionale, su centinaia di aziende in settori diversi ed ognuna con le proprie specifiche esigenze.

Questo ci ha portato a sviluppare un metodo di lavoro diverso, che consente, a chi sceglie la nostra consulenza, di evitare errori in fase di selezione dell’ ERP.

Nei paragrafi che seguono ti illustriamo, in breve, il nostro metodo.

Un metodo che ha come primo obiettivo quello di definire le esigenze organizzative dell’azienda, un metodo che va oltre il software: ci è capitato ancora di concludere la prima parte di analisi, identificando una soluzione differente da quelle che abitualmente proponiamo, accompagnando il cliente al successo con un fornitore software diverso.

Il metodo che utilizziamo si compone di 4 step:

  • Verifica generale dello stato dell’arte
  • Demo Personalizzata del Software
  • Definizione Key user interni
  • Analisi Funzionale di progetto

Applicare questo metodo consente di evitare i gravi errori che si possono commettere in fase di software selection, errori che poi si rifletteranno nell’organizzazione del lavoro

Fase 1: Verifica generale dello stato dell’arte

La verifica generale dello stato dell’arte consiste nell’effettuare una panoramica per definire le principali esigenze aziendali, gli obiettivi migliorativi per singola area funzionale ed i soggetti da coinvolgere nella successiva fase di Demo.

Un esempio pratico semplificato:

  • ESIGENZE: rafforzare l’area produttiva e fornire al team commerciale modalità di lavoro organizzate
  • OBIETTIVI: integrare un MRP per la pianificazione dei materiali e Adottare una soluzione CRM per gli agenti
  • SOGGETTI FASE DEMO: Responsabile produzione e Responsabile commerciale

Stilato questo prospetto, organizziamo e pianifichiamo la Demo Personalizzata del Software, andando a focalizzarci su aspetti e criticità emersi da questo Checkup iniziale in modo da trasformare il momento di Demo in un primo confronto concreto, che vada a rispondere ai possibili dubbi e ad evidenziare eventuali esigenze di personalizzazione rispetto allo standard.

Fase 2: Demo Personalizzata del Software

In questa fase è importante il contributo del personale aziendale che vi prende parte. Durante la Demo ci si deve porre due obiettivi: testare che le potenzialità del software siano in linea con le esigenze aziendali e verificare che il business partner o system integrator che sta facendo la demo sia quello giusto per te.

Evidenziamo questo aspetto perchè è importante avere sempre ben a fuoco che il gestionale è uno strumento, ma è il business partner quello che ti affianca nella ricerca delle soluzioni e nell’applicazione dello strumento. Trovare il partner giusto è fondamentale: ci siamo trovati spesso a subentrare in situazioni nelle quali l’azienda aveva scelto il software in base “al nome” (o come direbbero quelli bravi “al brand”) ma a causa del disallineamento tra organizzazione dell’azienda e peculiarità del software o dello scarso feeling con i consulenti ha visto fallire il progetto.

In fase di Demo si può (e si dovrebbe) capire con che tipologia di partner ti stai relazionando. Ecco un paio di consigli su caratteristiche di Demo che devono accendere un campanello di allarme:

  • Il DEMO-DAY: ore di presentazione e monologhi su funzionalità oramai scontate in una soluzione gestionale contemporanea, come ad esempio: la contabilità generale, l’inserimento di un’anagrafica, la creazione di un documento o la gestione della fatturazione elettronica.
  • Le DEMO-SPETTACOLO: demo piena di brochure, presentazioni con effetti grafici e screenshot di schermate, in cui ad ogni richiesta la risposta è sempre “Certo, il software lo fa!” senza però mai approfondire o verificare live “come lo fa nell’operatività”.

Come deve essere una Demo efficace?

Prediligi una demo con focus su aspetti specifici, organizzata con una prima presentazione generale dello strumento, ma che rapidamente converga in una scaletta di argomenti mirati e una fase di Q&A (domande e risposte).

La demo deve essere interattiva, devi vedere il software concretamente all’opera sugli argomenti di tuo interesse. Se in fase di Demo nascono confronti e dibattiti su operatività o flussi di lavoro significa che sei sulla strada giusta.

Ricorda che rispetto al fornitore-venditore, il partner è sempre pronto ad ammettere i limiti di un gestionale nelle sue funzionalità standard e dire apertamente “questo non lo fa!”, perché la maggior parte delle soluzioni ERP rispondono ad un progetto funzionale originario, che deve adattarsi alla maggior parte delle realtà aziendali.

Logicamente questo standard potrebbe non essere “il tuo standard”, che andrà integrato in base alle esigenze con personalizzazioni: ascoltare proposte di workflow e personalizzazioni già durante la Demo ti permetterà di capire la competenza e bravura del partner che hai di fronte, la sua capacità di immedesimarsi nel tuo business e suggerirti la strada corretta da intraprendere.

Talvolta dopo la prima Demo, per progetti più complessi, può essere utile o necessaria un eventuale DEMO di approfondimento su aspetti specifici, peculiari della tua azienda e sui quali c’è stato un confronto durante la prima demo.

Dopo questa fase è il momento di concretizzare la scelta. Come farlo? Lo vediamo nei prossimi step.

Fase 3: Definizione dei Key User

Ci è capitato tantissime volte che il processo di software selection e, di conseguenza, le responsabilità di introduzione e applicazione del gestionale in azienda non avessero un referente designato, ma fosse assegnato alla persona “più tecnologica” (talvolta affiancata dal Responsabile Amministrativo, ovvero la persona che utilizza tutti i giorni il gestionale) o ancora peggio, che tutti fossero “referenti”, ognuno con una propria visione aziendale, ma con il limite della propria area di competenza.

Entrambe queste impostazioni rappresentano errori, che possono generare implementazioni sbagliate, miopi o creare i cosiddetti “colli di bottiglia”. Il compito del partner (o system integrator) è proprio quello di definire, attraverso un processo collaudato, i key users necessari per lo sviluppo del progetto e selezionare, tra i collaboratori dell’azienda, i profili ideali a vestire questo ruolo.

Per l’ottima riuscita del progetto, sarebbe ideale avere una figura che conosce l’intero processo aziendale e che fa da collettore per le varie richieste. Il key user è il “referente decisionale” tra il consulente ERP (che conosce lo strumento), le varie aree aziendali (che sanno di cosa c’è bisogno) e la direzione (che ha potere decisionale ultimo).

Per progetti particolarmente complessi o realtà di medio-grandi dimensioni si possono individuare key users per ogni area funzionale dell’azienda in modo tale che vengano portate alla luce le esigenze di ogni funzione e confrontate con le altre per generare un ecosistema gestionale efficace per tutti.

La definizione del key user o di un team di key users varia in base alle dimensioni e alla struttura aziendale, ma una buona base può essere rappresentata, ad esempio, da:

  • un profilo amministrativo
  • un profilo di backoffice commerciale
  • un profilo di gestione progetti / commesse

Ci è capitato diverse volte che questa figura fosse il titolare dell’azienda, che coincide anche con il decisore finale. Questo può andare bene, ma in casi di aziende strutturate riteniamo sia più efficace individuare una figura specifica che farà le veci (o da riporto) della direzione.

Ricordiamoci che la scelta dei key users è vincente anche dal punto di vista economico, perché riduce notevolmente i successivi costi di formazione, oltre che i tempi di sviluppo del progetto.

Fase 4: Analisi funzionale di progetto

Scelto il Key User (o il team di key users) si arriva all’ultima fase di questo processo, che rappresenta la prima fase dell’implementazione. L’analisi funzionale di progetto, infatti, ha l’obiettivo di definire una visione globale dell’azienda, così che si possa mettere a fuoco lo stato “in essere”, il contesto nel quale è nata l’esigenza ed i motivi cardine che hanno portato alla software selection.

Svolgiamo per tutti i nostri progetti ERP l’analisi funzionale e possiamo affermare che rappresenta un passaggio fondamentale, un valore aggiunto per il proseguo di tutto il progetto di sviluppo e adozione del nuovo gestionale; in altre parola, i risultati dell’analisi funzionale sono sempre stati molto utili al proseguo del processo di selezione del gestionale. Ecco perché è importante fin da subito definire il “key user”, che opererà in parallelo con il consulente.

E cosa significa, nella pratica, fare analisi interna per la software selection?
Ecco alcuni esempi:

  • Verificare quali sono gli attuali flussi operativi
  • Tracciare le aree e i processi critici per l’azienda in relazione al settore di appartenenza
  • Stilare le esigenze per singola area
  • Definire il flusso operativo ideale
  • Confrontare l’attuale AS-IS con le possibilità offerte dall’ ERP

Al termine dell’analisi, attività complessa e delicata, si deve essere in grado di produrre il cosiddetto modello AS IS / TO BE, ovvero la mappatura dei processi più critici per l’azienda, quelli reali rilevati (AS-IS) e di quelli in prospettiva (TO-BE), che saranno formalizzati attraverso la realizzazione del documento funzionale di progetto.

In conclusione

Seguendo questi 4 step (Verifica generale dello stato dell’arte, Demo Personalizzata del Software, Definizione dei Key User, Analisi Funzionale di Progetto) si riducono di molto le possibilità di errore nel processo di software selection per la tua azienda.

Adottare un gestionale è un’operazione molto delicata, che va pianificata e alla quale va dedicata la giusta attenzione perchè impatta direttamente sulle prestazioni aziendali.

In oltre 20 anni sul campo, al fianco di centinaia di aziende, abbiamo imparato molto bene cosa significa fare errori in questo senso, per questo abbiamo scelto di fornire il nostro supporto gestionale a prescindere dai software che proponiamo, con il principale obiettivo di dare aiuto concreto per la crescita delle aziende che si rivolgono a noi.

La Demo Personalizzata (fase 2), in questo senso, serve ad avere uno standard su cui “ragionare”, perchè solo attraverso un campo di confronto concreto si riescono a definire precisamente le esigenze aziendali e farle collimare con le funzionalità e caratteristiche del gestionale.

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