La gestione della tesoreria è un aspetto essenziale per il buon andamento di un’impresa. La tesoreria, infatti, è l’attività che sta alla base della corretta gestione delle entrate e uscite di cassa di ogni azienda e sta assumendo, sempre più, un ruolo indispensabile.
Avere una buona gestione di questi aspetti consente alle aziende di creare una riserva costante da utilizzare per:
- azioni di investimento non pianificate
- effettuare investimenti sull’innovazione del prodotto
- contrastare gli attacchi della concorrenza
- attuare operazioni strategiche di crescita interna ed esterna
Eppure, nonostante la sua importanza, la tesoreria viene molto spesso trascurata da imprenditori e manager delle PMI, a causa dell’elevato grado di complessità che la caratterizza (e delle competenze necessarie richieste al personale amministrativo) e del grande dispendio di tempo e risorse che richiede.
Per questo, nel tempo, sono stati sviluppati software che aiutano le aziende a gestire questi aspetti in modo semplice e veloce, ma andiamo per gradi.
Perchè non fare la gestione della tesoreria con Excel
Ogni anno numerose PMI finiscono, purtroppo, per chiudere proprio a causa di una poco efficace gestione della tesoreria. Al contrario, le aziende che gestiscono la propria tesoreria in modo proficuo e con i giusti strumenti, riescono a individuare eventuali problematiche prima che diventino irrisolvibili e a preservare, così, l’equilibrio economico-finanziario del business.
Ecco, e a proposito di strumenti, la quotidiana attività di gestione della tesoreria aziendale, nella maggior parte dei casi, viene svolta tramite strumenti come EXCEL che, nonostante la buona volontà di chi li utilizza, implicano un notevole investimento di tempo per l’aggiornamento.
Inoltre, utilizzando Excel per gestire l’attività di tesoreria aziendale si raggiunge un buon livello di analisi dei dati, ma il problema fondamentale sta nel fatto che Excel non è integrato né con il mondo contabile e gestionale dell’azienda, né con il mondo bancario.
Questo si traduce in un inserimento manuale dei dati che si vogliono o devono analizzare, aumentando quindi il rischio di inserire dati errati che portano quindi ad analisi errate: sviste di copiatura e trascrizione sono all’ordine del giorno, credi sia giusto mettere a rischio il successo aziendale per questo tipo di errori che possono capitare a chiunque?
Perdere il controllo dei flussi finanziari e amministrativi aziendali può rivelarsi un grosso danno in qualsiasi tipologia di azienda, anche per realtà in forte crescita.
Cos’è un software di tesoreria?
Un software di tesoreria, o software per la gestione dei flussi di cassa, è uno strumento che permette di compiere in maniera semplice e veloce tutte quelle attività di monitoraggio e previsione dei flussi monetari in entrata e in uscita.
Queste soluzioni permettono di tenere traccia delle transazioni, analizzare rischi e benefici associati ai vari investimenti e monitorare i cash flow.
In altre parole, un software di tesoreria consente di gestire una serie di funzioni modulari, tra cui:
- la gestione e le previsioni di cassa
- il rischio di liquidità
- l’analisi degli investimenti
- il budgeting e la gestione del debito
In più, fornisce l’opportunità del creare report in tempo reale per avere una visione immediata dei dati finanziari correnti, migliorando il processo decisionale.
I vantaggi di utilizzare un software per la gestione della tesoreria
Come abbiamo analizzato, l’utilizzo di un software di tesoreria consente, innanzitutto, di lavorare in modo più efficiente e ridurre l’impatto dell’errore umano nell’inserimento dati.
Questo perchè, se il software è progettato bene, semplifica molte operazioni, automatizzando processi complessi che richiedono tempi lunghi e grande concentrazione.
Oltre a questo, l’utilizzo di un software per la gestione della tesoreria fornisce un grande aiuto nella valutazione dei rischi, poichè identifica i rischi associati ai flussi di cassa o alle fluttuazioni valutarie, dando le informazioni utili a definire coperture laddove siano necessarie.
Altra caratteristica importante e molto apprezzata è la riconciliazione automatica. In genere, infatti, l’incrocio delle informazioni sulle discrepanze tra registri bancari, conti interni e altri documenti finanziari richiede una serie di compiti manuali da parte dell’utente. Il software di tesoreria, invece, è in grado di procedere in autonomia.
A questi si uniscono molti altri vantaggi, legati alle funzioni specifiche di ogni software.
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