Con l’evoluzione del contesto lavorativo che ha visto una rapida ed estesa adozione di telelavoro e smart working, sono cambiate diverse esigenze nell’organizzazione delle attività e della gestione delle relazioni con collaboratori, colleghi e clienti.
Uno degli aspetti che sta vivendo una progressiva accelerazione riguarda la comunicazione e la condivisione di file e documenti online.
Abbiamo intervistato 120 aziende che ci hanno confermato questo trend, evidenziando una criticità che sta impattando sull’efficienza lavorativa, ovvero il moltiplicarsi delle richieste, da parte dei clienti, di documenti e allegati che erano già stati precedentemente inviati, ma non essendo stati salvati o archiviati non vengono trovati nel momento del bisogno.
Se non gestita, questa attività può andare a occupare diverso tempo lavorativo a reparti come l’amministrazione e il commerciale. Esistono strumenti che possono essere d’aiuto? Se sì, che caratteristiche hanno?
Vediamo insieme come gestire al meglio questo aspetto.
File Manager: cosa sono?
I file manager sono programmi che mettono a disposizione un’interfaccia grafica attraverso la quale è possibile lavorare su un file system. Per questo il gestore dei file è uno strumento fondamentale quando si ha la necessità di lavorare sui documenti in maniera rapida e organizzata.
In pratica, hai più richieste di invio di documenti e file da parte di clienti e collaboratori?
Per evitare di passare ore a re-inviare email con allegati, è necessario dotarsi di un file manager.
Attraverso un file manager, infatti, si può:
- copiare file
- cancellare file
- collegare file
- spostare file
- rinominare file
In base alle caratteristiche del file manager, si possono gestire anche altre funzionalità che consentono di leggere, riprodurre o semplicemente stampare i documenti.
Tutto questo si può gestire in maniera organizzata rispetto alla composizione dei team di lavoro, assegnando permessi differenti di accesso ai file ad ogni collaboratore e creare una cartella personalizzata per ogni cliente, al cui interno troverà tutti i file condivisi dalla tua azienda nei suoi confronti.
PORTALDOC: un file manager avanzato che automatizza la condivisione dei file
PORTALDOC è un portale di gestione file attraverso il quale è possibile condividere, consultare e scaricare file di qualsiasi tipo, in totale sicurezza.
La sicurezza di dati e informazioni è garantita dagli standard Microsoft, tecnologia alla base dello sviluppo di PORTALDOC.
Cosa fa in più PORTALDOC, rispetto ad altri file manager avanzati?
PORTALDOC ti fornisce massima libertà nella gestione di documenti e informazioni pubblicate per l’amministrazione, per la direzione o per controllo interno proprio come tutti i file manager professionali.
E lo fa in maniera automatizzata.
PORTALDOC, infatti, si integra con tutti i principali gestionali rendendo possibile il passaggio dei documenti desiderati prodotti dal gestionale, direttamente nelle cartelle di clienti e collaboratori interessati, che possono consultarle liberamente, accedendo alla propria area riservata di PORTALDOC con utente e password.
In pratica, a te basta lavorare sul gestionale aziendale, inserire le informazioni che inseriresti normalmente e PORTALDOC condivide, sulla base delle impostazioni di configurazione, i documenti direttamente nella cartella di accesso del cliente o collaboratore.
Se vuoi provare PORTALDOC, puoi farlo direttamente dalla DEMO ONLINE che abbiamo creato.